El coste de los datos sucios

Por Israel Rosales el 07 de julio de 2014

En anteriores artículos ya hemos hablado de la importancia de los datos maestros y de la necesidad de darle a los datos maestros la importancia que merecen, es decir, como un activo. Además hemos visto cómo, una vez identificado nuestro estado actual, las herramientas Winshuttle pueden ayudarnos a realizar importantes mejoras para llevar a nuestra empresa al siguiente nivel.

Pero para llegar a ese deseado destino necesitamos que las personas en nuestra organización sean conscientes de la importancia de este cambio. En Winshuttle sabemos por experiencia que el peor enemigo para dar este paso es el statu quo, es decir, no hacer nada y mantener la inercia actual. En muchos casos esta decisión (no cambiar nada) se debe a diferentes razones:productividad

  • Miedo al cambio
  • Falta de involucramiento de otros departamentos
  • No conseguir plantear internamente los beneficios del cambio

En todos estos casos tenemos un elemento común: no hemos sido capaces de transmitir a nuestros colaboradores o responsables la importancia de acometer este cambio. Para conseguir este objetivo hay dos argumentos principales que deben ser utilizados, ya que ambos afectan al rendimiento económico de nuestra compañía:

  • ROI (Return of Investment) el retorno de la inversión de acometer estos cambios en la gestión de los datos maestros
  • COI (Cost of Inactivity) el coste de inactividad que supondría no hacer nada y mantener el statu quo actual

La justificación del ROI suele venir de la mano de un business case o caso de negocio en el que la organización analiza la inversión, coste y beneficio del cambio. En este caso, el cambio en los procesos de datos maestros de la mano de las herramientas Winshuttle. Es un factor que todas las organizaciones utilizan internamente para justificar inversiones y necesita de un análisis del impacto que los problemas a solucionar o procesos a mejorar tendrán una vez se implementen los cambios.

En algunos casos es fácil de cuantificar, como el caso de penalizaciones anuales de 2 millones de USD por costes adicionales asociados a errores en las direcciones de entrega a los clientes. Pero en otros casos pueden requerir de un análisis más profundo, como por ejemplo, analizar cómo el retraso en la creación de los materiales y listas de materiales ha producido retrasos y sobrecostes en el proceso de compra, cómo estos retrasos en el aprovisionamiento han producido retrasos y sobrecostes en el proceso de producción, cómo estos, a su vez, han impactado en la entrega a la red de distribución y cómo ésto finalmente ha impactado en el nivel de servicio al cliente, en las ventas y en los márgenes de beneficio finales.

La cuantificación de este concepto puede suponer un ejercicio de análisis interno por parte de la empresa, y muchas veces no se es consciente de todas las ramificaciones del problema. Desde Winshuttle ayudamos a nuestros clientes a ser capaces de realizar este tipo de análisis y a plantear cuáles serían las mejoras que se podrían obtener con nuestras herramientas para construir ese business case que justifique el cambio.

Pero en muchos casos no es tanto una situación de ROI como de COI (Cost of Inactivity). No solo hemos de hacernos la pregunta: “¿En cuánto tiempo recuperaré la inversión?”, también es necesario hacernos otra pregunta mucho más peliaguda: “¿Qué sucede si no hago nada?”. Esta pregunta nos lleva a otras que nos deben hacer reflexionar: si nuestra compañía no hace nada en este aspecto…

  • ¿Podemos cumplir nuestros objetivos empresariales sin cambiar nada?
  • ¿Podemos permitirnos mantener estas ineficiencias en nuestros procesos?
  • ¿Cómo nos afecta el que nuestra competencia sí tome este tipo de medidas y sea más competitiva?

En muchos casos no nos podemos permitir mantener el statu quo de la situación actual, ya que esto nos impedirá alcanzar objetivos empresariales de alto nivel. Por ejemplo:

  • Si nuestra compañía quiere reducir el working capital, los niveles de stock y el time to market de los nuevos productos en un 30%, ¿podemos obtener estos objetivos manteniendo el estado actual de ineficiencia en nuestros procesos provocados por unos datos maestros sucios?
  • Si nuestra compañía quiere realizar procesos de mejora continua y filosofía lean a lo largo de todos sus procesos, ¿podemos verdaderamente alcanzar este objetivo con datos maestros sucios y sin las herramientas ágiles que nos permitan realizar mejora continua?
  • Si nuestra compañía quiere realizar una integración con proveedores y clientes wall-to-wall mediante la automatización de las comunicaciones (pedidos, facturas, etc), ¿podemos pensar que un sistema como éste funcionará con unos datos maestros de poca calidad?

En todos los casos la respuesta es “No”. Sin unos datos maestros de calidad y sin realizar esa mejora de los mismos es difícil que podamos realmente acometer otros objetivos empresariales. Aunque muchas veces no seamos conscientes, los datos maestros son el corazón de nuestros procesos y por lo tanto de nuestra empresa. Su mala calidad se extenderá a lo largo de los procesos alcanzado y emponzoñando las áreas puramente operativas con un serio impacto financiero.

Al igual que en nuestro día a día mantenemos el motor de nuestro coche a punto y con un aceite correcto y de calidad, que revisamos y cambiamos periódicamente, debemos de hacer lo mismo con nuestros datos maestros, ya que son el aceite que hace funcionar correctamente nuestros procesos empresariales. No nos podemos permitir tener datos maestros de mala calidad ya que esto afecta directamente a nuestras operaciones.

Resumiendo, no es una cuestión de en cuánto recuperaremos la inversión en mejorar nuestros datos maestros, es una cuestión mucho más seria la que hemos de hacernos, ya que si no cambia nada ¿cuánto tiempo podremos cubrir estas ineficiencias y todos los costes asociados sin que se vuelvan críticas?

Sobre el autor

Israel Rosales

El blog de Winshuttle está escrito por líderes intelectuales que se centran en aportar contenido sobre una variedad de temas, desde noticias de la industría, mejores prácticas y actualizaciones de software, hasta educación continua y trucos y procedimientos, y mucho más.

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