Construir procesos en SAP no es siempre aconsejable

Por Clinton Jones el 24 de marzo de 2015

workflowExiste una corriente ideológica que opina que la creación de procesos de workflow en sistemas ajenos a SAP es simplemente una forma de evitar el pago de licencias de SAP; sin embargo, no es así en realidad.

El argumento contra la creación de procesos de workflow en sistemas SAP incluye varias categorías generales: los usuarios, los datos, la empresa y el desarrollo.

Veamos una solicitud de pedido a modo de ejemplo: la decisión de crearla en SAP o no suele depender de quienes participan en el proceso.

Con frecuencia, recurro al argumento de que un recepcionista o alguien que trabaja en una fábrica lleva a cabo procesos vinculados a los consumibles. Tanto si se trata de materiales de papelería como de productos de limpieza, ambos usuarios realizarían un pedido una vez por semana y entrarían en SAP de forma ocasional.

Peor aún: ¿qué ocurriría si quienes efectúan los pedidos ni siquiera forman parte de mi personal, sino que son trabajadores externos o recursos subcontratados en los que no confío tanto como para dejarles que utilicen el sistema?

Si el pedido es de 10 artículos o más, sería preferible introducir esos datos en una plantilla sin necesidad de conexión, como, por ejemplo, una hoja de cálculo de Excel. Especialmente si tenemos instrucciones de unificar los pedidos en lugar de realizar muchos con solo una o dos líneas cada uno. A menudo, los trabajadores de limpieza realizan sus pedidos en recepción, donde el uso de papel supone un malgasto y un proceso ineficiente, a la vez que introduce nuevas fuentes de errores de transcripción al proceso.

Se puede reconocer al instante que, en esta situación, la necesidad de un workflow es obvia.

Si algo vale la pena, seguramente no es gratuito

Sin duda, podría crear algo en SAP. No obstante, incluso para utilizar la bandeja de entrada de Business Workplace de SAP, hace falta cierta formación. El proceso de aprendizaje puede resultar complicado para quienes lo usan de forma ocasional. Además, los usuarios necesitan saber y entender cómo se completa el formulario de solicitud de pedido de SAP para que sus peticiones se envíen y puedan responderse. Tampoco tenemos muchas opciones relativas a los procesos de workflow que permitan una estrecha integración de SAP en Microsoft Excel. La única forma de hacerlo en SAP sería mediante el desarrollo personalizado de cada proceso que se quiere automatizar con un proceso de workflow.

La complejidad de los proyectos aumenta bastante rápido, y eso sin siquiera haber ahondado en la toma de requisitos o en la creación del propio procedimiento de los procesos de negocio.

Aunque se suele afirmar que Workflow se incluye gratuitamente en SAP porque forma parte de Netweaver, debe tenerse en cuenta que también conlleva un precio de usabilidad y desarrollo similar a Legacy System Migration Workbench (LSMW), lo cual nos lleva a preguntarnos lo siguiente: ¿cuánto está dispuesto a invertir en costosos recursos informáticos centrados en desarrollar en ese entorno en vez de en otras áreas empresariales?

Cuando examinamos los aspectos reales del desarrollo de los procesos de workflow de SAP, el coste de creación de esos procesos varía en función de sus requisitos y complejidades, tal y como ocurre en cualquier desarrollo de software. Generalmente, desarrollar una solución automatizada con procesos de workflow en SAP vinculado a Excel o un simple formulario web lleva casi el doble de tiempo si se hace con productos de desarrollo de SAP que si se utilizan productos Winshuttle.

Si tiene la suerte de disponer de recursos internos para crear procesos de workflow de SAP, o bien trabaja con un programador ABAP con nociones sobre dichos procesos, no hará otra cosa que malgastar horas de trabajo para desarrollar una solución específica. Sin embargo, muchas empresas no poseen esos recursos de Workflow, por lo que tienen que subcontratarlos o comprarlos según los precisan.

Composer SwimlaneUna de las ventajas de desarrollar procesos de workflow basados en la tecnología Winshuttle para SAP es que Winshuttle Foundation le ofrece la oportunidad de crear formularios y procesos de workflow adaptados a los procesos de negocio sin necesidad de tener conocimientos de programación. Tampoco está obligado a seguir los mismos ciclos de publicación que suelen caracterizar a los sistemas SAP, ya que no está cambiando la lógica básica de las aplicaciones empresariales de SAP. Esto elimina el tedioso proceso que supone la espera de las pruebas de regresión, los transportes, los parches y las versiones vinculadas al mantenimiento periódico de SAP. La gestión de pruebas y versiones sigue siendo necesaria, pero se efectúa en el contexto de objetos de Winshuttle.

Winshuttle Foundation incluye Composer, una aplicación web que permite construir formularios SharePoint y soluciones de workflow integradas con SAP, de forma que permite agilizar la innovación de los procesos de negocio en su ERP. Composer consiste en un entorno flexible de creación para construir aplicaciones que conectan datos transaccionales almacenados en SAP, CRM u otros sistemas con la información y procesos poco estructurados en que se basan todos los procesos de negocio. Esta interacción directa ayuda a las empresas a reducir costes operacionales e incrementar la agilidad en el desarrollo de soluciones mejora y la calidad de los datos.

Cuando deba evaluar una aplicación de procesos de workflow externa para SAP, tenga en cuenta a quién irá destinada, la naturaleza de los datos, la procedencia de estos y el ciclo de vida del desarrollo.

Sobre el autor

Clinton Jones

El blog de Winshuttle está escrito por líderes intelectuales que se centran en aportar contenido sobre una variedad de temas, desde noticias de la industría, mejores prácticas y actualizaciones de software, hasta educación continua y trucos y procedimientos, y mucho más.

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