3 pasos para un ROI cuantificable en automatización de procesos SAP

Por Jorge Ruiz el 23 de octubre de 2017

Los beneficios de la automatización de procesos de SAP, tanto para la empresa como para el departamento de TI, son significativos y fáciles de entender. Al automatizar operaciones diarias largas y tediosas, así como la introducción de datos de forma manual, la cual es propensa a errores, libera recursos importantes de TI y consigue que los equipos empresariales puedan dedicar más tiempo a tareas estratégicas, y menos a otras tareas tediosas y repetitivas. Mejorará la calidad y la precisión de los datos, y sus empleados estarán más felices, serán más productivos, y sentirán menos desgaste.

Aunque los beneficios son evidentes, a veces no son suficientes para justificar la inversión en la tecnología de automatización de procesos. La dirección puede solicitar que los equipos empresariales preparen un caso de negocio para mejorar la satisfacción de los empleados y la calidad de los datos utilizando un ROI cuantificable. La base de datos de usabilidad de Winshuttle, que proporciona datos de más de 2000 clientes (empresas de todos los tamaños y de una gran variedad de sectores) muestra que los usuarios cargan ¡más de mil millones de registros al año! Nos sirven como datos de referencia precisos basados en ahorros reales para calcular cuánto tiempo y dinero pueden ahorrarse potencialmente las organizaciones.

ROI calculator

Paso 1: Explorar los ahorros potenciales

La forma más fácil y rápida de utilizar la base de datos de referencia de Winshuttle y explorar el ahorro potencial es a través de nuestra herramienta gratuita: la calculadora de ROI. Se ha diseñado para proporcionar un cálculo del ahorro estimado y del ROI que una empresa puede generar mediante una inversión en tecnologías de Winshuttle. Todo lo que tiene que hacer es introducir el volumen de datos de SAP que su organización procesa todos los meses y podrá calcular inmediatamente su ROI potencial (ver ejemplo a continuación).

BVA executive summary

Paso 2: Crear un caso de negocio

La evaluación del valor de negocio, o BVA por sus siglas en inglés, es un servicio exclusivo de Winshuttle que compara los datos de transacciones y los registros de SAP de sus usuarios con los datos exhaustivos de referencia de nuestra base de datos de usabilidad. Se trata de una evaluación más precisa y personalizada de cómo calculamos el ahorro potencial de tiempo y de costes de su organización que, además, le proporciona una guía excelente sobre priorización y justificación.

Normalmente, se utiliza de dos formas:

  1. Los nuevos clientes la usan para identificar áreas o casos de uso (o incluso usuarios) para empezar a utilizar Winshuttle.
  2. Los clientes existentes la utilizan como herramienta para mejorar de forma continuada.

La BVA proporciona una estimación exhaustiva de los ahorros de la automatización de procesos de SAP a través de la eficacia empresarial y también ayuda a que las empresas obtengan ahorros directos en la eficacia del departamento de TI. Hace poco, ayudé a uno de nuestros clientes en un caso de negocio en el que tuvieron que crear 20 scripts LSMW como parte de una iniciativa de mejora continuada para el mantenimiento de la planta, los materiales y las finanzas. El proveedor encargado de la integración de sistemas con el que solían trabajar les dio un presupuesto de 120 000 dólares por el trabajo. Eso son 6000 dólares por script LSMW, y solo en el desarrollo inicial. No obstante, el cliente subrayó que, debido a los cambios constantes de las necesidades empresariales, probablemente tendrían que realizar cambios significativos en los scripts a lo largo del año, de modo que el coste de mantenimiento podría acabar siendo fácilmente el doble del precio inicial.

Con Winshuttle, por una pequeña parte de este coste, podrían facultar a un usuario clave en cada línea de negocio para crear scripts de automatización al mismo tiempo que muchos usuarios finales ejecutarían las plantillas y harían todo el trabajo pesado sin tener que depender de un proveedor externo con unas tarifas muy elevadas por hora.

Paso 3: Medir los resultados

Las empresas que invierten en tecnología de automatización de procesos de SAP suelen crear un caso de negocio y calcular el ROI potencial cuando empiezan el proyecto, pero no siempre cierran el círculo hasta 6 o 12 meses más tarde. Esto es muy importante a la hora de medir los resultados y de comprobar si se han obtenido o no los ahorros potenciales que se estimaron en un principio.

Winshuttle proporciona una serie completa de informes y de cuadros de mando que analiza sus registros, así como los procesos y transacciones que utiliza con Winshuttle. Además, le permite ver sus resultados en tiempo real, como el ahorro relacionado con la eliminación de la introducción manual de datos. Eso no solo le permite demostrar los ahorros que se propuso obtener, sino que además permite que las organizaciones adopten una estrategia de mejora continua para los procesos empresariales, dándole la oportunidad de priorizar y definir correctamente las mejoras que quiere cubrir.

Si desea obtener más información sobre la medición de resultados de la automatización de procesos de SAP, mire este breve vídeo, en el que se le muestra cómo puede utilizar Winshuttle Connect para generar y ver fácilmente los informes de usabilidad para:

  • Identificar licencias desaprovechadas
  • Descubrir nuevas oportunidades de optimización y automatización de procesos para los negocios
  • Supervisar sus beneficios de productividad, es decir, el número de scripts ejecutados, los registros procesados, y el ahorro de tiempo y de costes por código de transacción o por usuario.

Sobre el autor

Jorge Ruiz

Tras estudiar Ingeniería Técnica Informática y trabajar como ingeniero de software y project manager durante 10 años, Jorge entró a formar parte del equipo de Winshuttle en 2013 como Product Marketing Manager.

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