Gestión de proyectos de entrada de datos

Durante las tareas comerciales rutinarias los datos se tienen que introducir en sistemas de software de gestión integrada como SAP. Hay una amplia variedad de proyectos de entrada de datos. En el extremo más sencillo podemos encontrar los casos con una cantidad pequeña de registros que se introducen de vez en cuando; por ejemplo, menos de 100 registros en un mes que se pueden manejar mejor con la entrada de datos manual. En el extremo opuesto encontramos datos más complejos con cantidades ingentes de registros; por ejemplo, más de diez millones al mes. Tales volúmenes suelen hacer imprescindible la ayuda del departamento de informática de una empresa, el cual puede proporcionar soluciones automatizadas a través de programación en ABAP o, en algunos casos, a través de herramientas como LSMW o CATT. Sin embargo, hay un vacío considerable entre ambos extremos, que es donde se encuentra la mayoría de proyectos de entrada de datos.

Soluciones para los procesos de carga de datos

Algunas empresas confían en que el uso de recursos externos reduzca los costes asociados con la entrada de datos manual, pero esto no elimina los errores ni reduce el tiempo de procesamiento. Aunque existen algunos procesos de carga de datos que reciben un buen servicio gracias a la mejora y el mantenimiento de un programa de uso privado, la mayoría no tiene esta suerte.

Entre los proyectos de carga de datos más comunes se encuentran los siguientes casos:

Entrada de datos

Entrada de datos nuevos, ya sean maestros o transaccionales, necesaria para todos los departamentos de una empresa para mantener el buen funcionamiento de las operaciones. Entre los ejemplos más sencillos podemos encontrar los materiales nuevos y los pedidos de clientes en una cadena de suministros; las acciones de contratación en RR.HH.; nuevas órdenes de compra o nuevos tratos en la contratación; o la entrada de datos en la agenda o las facturas en el departamento de finanzas.

Mantenimiento de datos

Grandes cambios en los datos maestros o transaccionales de SAP causados por los requisitos fluctuantes del negocio. Este es un proceso empresarial rutinario que normalmente corre a cargo del propietario del proceso empresarial, del propietario de los datos o de un encargado de datos como un gestor de materiales, un analista de datos financieros o un analista de RR.HH.

Integración de datos

Sincronización de datos en varios sistemas de producción dispares. Muchas empresas utilizan sistemas externos a SAP para aplicaciones específicas, por ejemplo, Siebel o SalesForce.com para CRM o PeopleSoft para RR.HH. Los datos entre estos sistemas deben concordar en todo momento para que se puedan realizar decisiones y operaciones empresariales delicadas. Asimismo, los datos que se suelen recibir son de socios comerciales externos (como pueden ser las facturas de los proveedores o los extractos bancarios mensuales) y tienen que cargarse en su sistema SAP.

Importación de datos

Importación de datos (o migración de datos/conversión de datos): Una actividad central durante nuevas implementaciones, actualizaciones o fusiones y consolidaciones orientadas a adquisiciones de SAP. La importación fiel y oportuna de grandes volúmenes de datos a un sistema SAP tiene un valor enorme durante estos proyectos y puede acelerar el rendimiento de la inversión para los proyectos de SAP.

Soluciones más inteligentes para los proyectos de entrada de datos

Sea cual sea la razón comercial exacta que requiera la entrada de datos, la mayoría es demasiado grande como para poder realizarse manualmente, que requeriría una gran cantidad de tiempo y daría cabida a los errores. En la mayoría de casos el proyecto es demasiado pequeño o tiene unos tiempos muy ajustados como para pedirle al departamento de informática que escriba programas de carga de datos, los cuales pueden monopolizar los recursos técnicos de una empresa y pueden alargarse varios días o incluso semanas hasta que se terminen. Al capacitar a los usuarios empresariales para la automatización de tareas de carga de datos mediante soluciones fáciles de utilizar como Winshuttle a la vez que se mantienen la seguridad y los controles informáticos necesarios, las empresas pueden aumentar la productividad, reducir considerablemente los costes de gestión de datos y generar grandes rendimientos comerciales.

Las herramientas de Winshuttle resuelven los retos que plantean los datos de SAP. Gracias a la capacidad y a la flexibilidad de transactionSHUTTLE.