El Consejo del Condado de Worcestershire encuentra una alternativa a LSMW rápida y compatible SAP

Por Clinton Jones el 02 de julio de 2016

Este es el primer capítulo de una serie de tres partes sobre varias presentaciones de clientes de Winshuttle que describen por qué pensaron que Winshuttle era una mejor alternativa que LSMW para su negocio e incluso para su equipo de TI.

Empezando por el principio

En primer lugar, es necesario comprender cuál es el propósito de LSMW y cómo funciona antes de compararlo con Winshuttle Studio. LSMW es gratis y se integra en la implementación ABAP de cualquier sistema SAP. Sin embargo, «gratis» es una palabra que hay que tomar con cautela; cualquier cosa «gratis» suele conllevar un precio que hay que pagar. Los clientes de Winshuttle, como el Consejo del Condado de Worcestershire, nos han indicado que este coste se materializa en la falta de flexibilidad para crear, implementar y utilizar operaciones de automatización al usar exclusivamente LSMW.

En una presentación con el grupo de usuarios de Winshuttle, el Consejo del Condado de Worcestershire observó que tenía necesidades cambiantes, lo que es habitual en clientes de SAP. Si su negocio cambia, la manera en la que trabaja se transforma continuamente, por lo que su modo de trabajar con sistemas como SAP también debe cambiar.

Aunque un consejo de condado no suele participar en fusiones ni adquisiciones, este tipo de situaciones puede darse y, si su negocio adquiere a otro, deberá resolver cómo trabajar con la entidad adquirida en un sistema convergente. La unión de sistemas, la retirada de los sistemas obsoletos y la consolidación de actividades se traduce en una gran cantidad de datos que deben trasladarse o modificarse. Dado que los equipos de TI no entienden necesariamente todos los datos y los consultores van y vienen, suele ser responsabilidad de la empresa mantener continuamente la corrección de los datos.

Grande no siempre significa eficaz

Recurrir a LSMW en fusiones y adquisiciones o en actividades de transformación u optimización de entorno de sistemas puede tener sentido, especialmente si tiene que trabajar con millones de datos. Sin embargo, ¿y si se tratara de actividades de migración, datos complejos o pequeños conjuntos de datos que el departamento de TI indique al negocio que haya que volver a recopilar manualmente?

CanonLSMW es como un arma grande; tiene un gran calibre, gran velocidad y es potente, pero también es como un gran cañón pesado, porque no es muy ágil ni flexible y puede ser impreciso. Tras disparar una salva, tendrá que observar el resultado final y comprobar si todos sus misiles han dado en la diana y si todos sus datos se han procesado sin errores. Cuando el humo se disipe, todos los errores tendrán que depurarse de las contabilizaciones completadas antes de volver a procesarse. Esto puede suponer una gran cantidad de trabajo adicional y la duplicación de resultados, lo que siempre implica un riesgo.

Una alternativa sencilla y precisa a LSMW con Excel

Con Winshuttle Studio, tiene diversas opciones que puede usar. Puede utilizar una grabación de transacción compuesta de varias grabaciones combinadas para su ejecución basada en reglas en relación con los datos y el comportamiento de las pantallas en SAP. Un misil inteligente.

Puede crear una grabación basada en el clásico método de entrada batch, que solo envía a SAP y espera resultados (todo de forma síncrona, pero posiblemente menos elegante, porque las pantallas de entrada batch no muestran todas las advertencias y errores).

También puede utilizar una cascada de scripts, lo que es habitual cuando los clientes ejecutan una situación de uso tras otra mediante apuntes contables y dependencias en datos o resultados.

Una cuarta opción es usar una BAPI. Este método es similar al de entrada batch y puede ser tan eficaz como la primera opción.

Y lo que es más importante, puede ejecutar todos estos métodos desde Excel o Access sin necesidad de convertir los datos en texto. Todos los resultados satisfactorios y erróneos son completamente transparentes y se muestran en las filas de los datos en una columna de registro específica, por lo que no existe riesgo de ambigüedad sobre si se ha cargado o modificado algún dato.

Para departamentos de TI y el negocio

WinshuttleLa naturaleza cambiante de los procesos de negocio del Consejo del Condado de Worcestershire implicaban que su equipo de TI tuviera que dedicar más tiempo a configuración y soporte y menos tiempo al desarrollo de situaciones de uso de carga de datos. Asimismo, debían determinar cómo cargar los datos y si funcionaban correctamente. Buscaban crear una o varias situaciones de uso de integración que el negocio pudiera modificar o usar personalmente con eficacia y fiabilidad, y de conformidad con los requisitos de auditoría.

Este último punto es importante, ya que la ejecución por parte del equipo de TI de datos en el sistema requirió que se realizarán concesiones especiales para recibir la confirmación de los auditores de que el equipo de TI no estaba realizando cambios de producción no deseados.

El Consejo del Condado de Worcestershire seleccionó un modelo en el que el equipo de TI y una serie de superusuarios especiales del negocio crean los scripts, aunque es el negocio el que realiza todas las ejecuciones de datos. Ocasionalmente el equipo de TI participa en la carga de datos, pero esto solo ocurre en circunstancias excepcionales. En general, el negocio usa Winshuttle para mantener datos en SAP, lo que reduce la carga de trabajo del equipo de TI.

Así debería ser el mantenimiento de datos en SAP: más capacidad para el negocio para recuperar la propiedad de sus propios datos y mantenerlos.  Winshuttle también es una gran alternativa a LSMW porque es muy difícil hacer esto en LSMW sin un largo y complicado proceso de desarrollo personalizado.

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Acerca del autor

Clinton Jones es el Director de Gestión de Soluciones Financieras en Winshuttle, donde ha trabajado desde 2009. Además ha trabajado en tecnologías de finanzas y procesos de negocio por todo el mundo. También realiza consultoría técnica en tecnología y gestión de la calidad en lo que respecta a la gestión y al gobierno de datos y procesos de organizaciones financieras. Antes de Winshuttle trabajó en SAP, como Gerente Técnico de Calidad, y también en Microsoft, en su grupo Global Foundation Services.


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