¿Por qué aplicar Lean a su gestión de datos?

Por Israel Rosales el 06 de octubre de 2014

Los principios, técnicas y metodologías de Lean Manufacturing están enfocados a eliminar el desperdicio de los procesos de producción y mantener solo aquellos elementos que añaden valor, todo esto gracias a procesos de mejora continua. Los conceptos Lean han sido utilizados con grandes resultados en diferentes dominios: contabilidad lean, programación lean, RRHH lean, etc.

Pero, ¿por qué hemos de usarlo en la gestión de datos? ¿Es solo por una moda pasajera? ¿Para estar a la última? Desgraciadamente no.

Necesitamos incluir técnicas lean a nuestra gestión de datos para poder seguir siendo competitivos. Ya hemos hablado en post anteriores de la importancia de los datos maestros y de cómo estos son el corazón de la estructura de datos de nuestra organización. Los datos de nuestro sistema ERP son la base de nuestras operaciones y estas, a su vez, son donde nos basamos para tomar las decisiones. Los analistas de Gartner estiman que más del 25% de los datos críticos en las compañías es incorrecto o incompleto; estos errores en la base de la pirámide se propagan hacia arriba contaminando nuestras operaciones con ineficiencias y gastos extra, afectando a nuestras decisiones con un impacto que puede alcanzar cifras de varios millones de dólares.

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Pero esta situación actual no es el verdadero motor que nos debe empujar a adoptar técnicas lean en la gestión de nuestros datos, el verdadero problema está en el futuro, en el crecimiento de los datos. Se estima que las compañías actualmente están doblando el volumen de sus datos cada 2-3 años. Muchos de estos procesos de generación de datos son manuales e ineficientes, con todo el porcentaje de errores asociado a los mismos. La mayoría de sus empleados dedican entre 1 y 3 horas al día a rellenar pantallas de datos en SAP en lugar de dedicar ese tiempo a tareas que realmente añaden valor. Muchas compañías aún utilizan procesos basados en email (incluso en formularios de papel) para recopilar toda la información necesaria en nuestro sistema ERP. No hace falta añadir que estos procesos no son medibles y sin medición no se puede realizar mejora.

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Podemos llamar “Impuesto de Gestión de Datos” a todo este tiempo que nuestros empleados están dedicando a tareas de datos, ya sea entrada, recopilación o verificación. Es un impuesto que, las compañías que utilizan sistemas ERP, están pagando solo para poder operar y lo están pagando con horas y horas de sus empleados. El problema con este impuesto o tasa de datos es que no es escalable, crece al mismo ritmo que nuestras nuevas necesidades de datos, es decir, exponencialmente. Necesitaremos más y más horas de nuestros empleados. Todo esto se traduce en un coste directo de más tiempo y recursos dedicados a las tareas de gestión de datos y a la vez en los riesgos asociados a la mala calidad de los mismos (retrasos, errores, etc.)

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La única forma de evitar este crecimiento exponencial es haciendo más con nuestros recursos actuales, incluso haciendo más con menos de nuestros recursos actuales, este es el objetivo de la filosofía lean. Mediante la aplicación de técnicas lean de mejora continua de forma iterativa podremos estandarizar y mejorar nuestros procesos de gestión de datos de forma ágil y rápida.

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Hemos de sustituir esos procesos manuales o ineficientes por procesos estandarizados que pueden ser mejorados de forma continua con ciclos cortos, permitiendo una implementación real de la filosofía lean en nuestra compañía.  Donde antes teníamos incremento de costes y riesgos por retrasos o errores, ahora tendremos procesos estandarizados continuamente mejorados, además de velocidad y exactitud en nuestros datos. Todo esto se traduce en un aumento de la competitividad de su compañía, gracias a la implementación de una Gestión de Datos Lean (Lean Data Management).

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