La paradoja de los ERP en los procesos SCM

Por Israel Rosales el 23 de junio de 2014

SAP ERPDesde principios de los noventa hasta toda la primera década de este siglo la mayoría de las compañías afrontaron un proceso de transformación de sus sistemas para implementar grandes sistemas ERP como SAP u Oracle. Este cambio estaba normalmente dirigido desde el área financiera con el objetivo de tener una infraestructura de sistemas más robusta.

Por supuesto no fueron solo implementados en finanzas, en la mayoría de los casos las empresas acabaron migrando toda o casi toda esa variedad de sistemas dispersos a un sistema ERP integrado.

Tras esto, la paradoja de los ERP se hizo presente, lo que debía ser un sistema para convertirlos en una compañía más eficiente y competitiva se transformó en un sistema que requería una enorme cantidad de entrada de datos por parte de los usuarios, tanto datos maestros como transaccionales.

Las empresas necesitaban más personal o dedicar más tiempo para completar los mismos procesos en los nuevos sistemas (no suena como una gran mejora, ¿no?) Esto fue especialmente doloroso en aquellos departamentos que tradicionalmente son vistos como “un coste”, es decir, todos los departamentos relacionados con la gestión de la cadena de suministro (SCM) y otros departamentos de servicios internos como RRHH o finanzas.

En el caso de SCM el nuevo escenario de sistemas rompió totalmente su dinámica, los procesos SCM se supone que deben:

  • Hacer más con menos recursos.
  • Reducir costes de forma continua.
  • Ser flexibles para adaptarse a los nuevos retos operacionales.

Es decir, realizar mejora continua, reducir el desperdicio de los procesos y mantener el valor; mediante pequeñas iteraciones del clásico proceso lean PDCA (Plan-Do-Check-Act) o la variante Six Sigma DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control).

Pero el nuevo sistema ERP les presentaba una situación totalmente distinta:

  • Empleados dedicando más tiempo a introducir datos en el sistema.
  • Menos tiempo para tareas de valor añadido en sus áreas de conocimiento.
  • Entorno demasiado rígido que elimina la flexibilidad de los procesos.
  • Costes elevados para cualquier cambio en los procesos existentes en el Sistema ERP.

El producto de estos factores obligaba a la interrupción del flujo repetitivo de mejora continua ya que no podían realizar esos pequeños cambios de forma iterativa. El sistema ERP había sido instalado para durar, para ser rígido, no para adaptarse continuamente a nuevos requerimientos funcionales.

Cuando la primera década de nuestro siglo llegaba a su fin una nueva tendencia comenzó a moverse en el mercado, el concepto de los “Sistemas empresariales estructurados en capas”:

Sistemas empresariales estructurados en capas

Este concepto es una analogía de la construcción de nuestras casas, en ellas tenemos diferentes capas y no todas tienen el mismo grado de rigidez:

  • Los cimientos son construidos para durar, son la columna vertebral de la casa.
  • Si queremos cambiar elementos como tuberías, puertas o ventanas necesitamos contratar a un experto.
  • Si queremos pintar las paredes podemos decidir hacerlo nosotros mismos.
  • Y por supuesto, si solo queremos cambiar los muebles de sitio, no necesitamos a nadie.

El concepto es el mismo:

  • Nuestro ERP es la columna vertebral de nuestros sistemas, construido para durar, rígido, seguro…
  • Sobre él hemos de tener otras capas mucho más adaptables a los nuevos requerimientos que nos diferencian de nuestra competencia.
  • La capa de sistemas adaptables que complementan el sistema ERP debe de tener un enfoque sin programación, para que los propios usuarios de negocio puedan participar en los cambios de sus procesos.

Con este modelo una nueva ola de productos está permitiendo a los profesionales del área SCM volver a la mejora continua y afrontar los nuevos retos del área SCM. La cadena de suministro no es vista ya como un área exclusivamente orientada a la reducción de coste, ahora las empresas demandan que los procesos SCM sean generadores de valor para la compañía. Este o cualquier otro reto futuro para la cadena de suministro no puede ser afrontado si la empresa mantiene un entorno basado únicamente en un rígido sistema ERP.

Este artículo forma parte de mi colaboración periódica en LinkedIn.

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