Enseñe a sus hijos el poder de las hojas de cálculo

Por Clinton Jones el 13 de octubre de 2014

Mucho se ha hablado del riesgo inherente al uso de hojas de cálculo para funciones estadísticas críticas dentro del negocio. Gran parte de la investigación ha sido llevada a cabo por académicos independientes así como por el European Spreadsheet Risks Interest Group (EuSpRIG) en colaboración con el consorcio End-Users Shaping Effective Software (EUSES).

No es una sorpresa que los principales riesgos conocidos del uso de hojas de cálculo cubren una amplia gama de desafíos, incluyendo errores humanos a través de la manipulación deliberada y el manejo general.

Cerca del 90% de todas las hojas de cálculo contienen errores accidentales, según el profesor de tecnologías de la información, Ray Panko.

Enseñar ExcelCon aproximadamente mil millones de usuarios de Microsoft Office en todo el mundo, no es de extrañar que exista algo de ansiedad acerca de los riesgos asociados con un medio generalmente no administrado utilizado para capturar y cotejar los datos para ser manipulados, analizados y reportados.

La prensa hace eco de los infortunios, pero rara vez promociona o da crédito al éxito sostenido que muchos negocios tienen con el uso continuo de hojas de cálculos en sus distintas formas.

Un importante aspecto a destacar acerca del uso de hojas de cálculo electrónicas, como las de Microsoft Excel, que frecuentemente se pasa por alto, es que muchos usuarios nunca han sido oficialmente formados en cómo usar este producto. De hecho, la simplicidad de las hojas de cálculo es probablemente una de las razones por las que es un formato tan extendido en muchas oficinas.

Hojas de cálculo en el hogar

Tres académicos franceses—François-Marie Blondel, Éric Bruillard y Françoise Tort, con asistencia del Ministerio de Investigación francés, llevaron a cabo un estudio de tres años acerca del uso de hojas de cálculo en escuelas secundarias. Descubrieron que el uso de hojas de cálculo en las clases era “bastante escaso” y esencialmente inexistente en los hogares.

De este estudio concluyeron que “las capacidades de los estudiantes son limitadas”. Realizar actividades simples, como por ejemplo ordenar los datos en una hoja de cálculo, serían increíblemente útiles para los estudiantes; pero sin los medios para completar estas tareas, están en una posición de desventaja.

Mientras que la falta de capacidad entre los estudiantes es comprensible, entre adultos en el lugar de trabajo resulta problemático. Muchas de las aplicaciones modernas de hoy en día soportan varios tipos de integración con Excel u otras hojas de cálculo, principalmente para la extracción de datos. Los usuarios que no saben cómo trabajar con sus propios datos, no pueden ser tan efectivos como los que tienen los conocimientos y la experiencia para trabajar de forma eficiente con hojas de cálculo electrónicas.

La mejor manera de abordar la falta de habilidades informáticas es, por supuesto, asegurarse de que las personas estén debidamente formadas; pero también es posible obtener grandes progresos simplemente exponiendo a los trabajadores del mañana a estas tecnologías desde hoy. Animo a todos los padres a inscribir a sus hijos a algún curso de uso de hojas de cálculo electrónicas, a través de programas como e-Learning for Kids, o a tomarse la molestia de mostrarles personalmente cómo hacer algunas de las funciones básicas. También se puede encontrar un buen tutorial sobre el tema en BBC GCSE Bitesize.

Las hojas de cálculo no son sólo para números

Recientemente tuve la oportunidad de revisar el uso de hojas de cálculo en una variedad de funciones en las empresas. La experiencia sirvió para confirmar un par de conceptos claves.

Aunque el uso de las hojas de cálculo es predominante para propósitos de recolección y análisis de datos financieros; he notado también su uso extendido para otros tipos de datos. Uno de los casos de uso más interesantes es la comparación de cadenas de texto. Si bien existen herramientas específicas para realizar comparaciones a nivel de documentos, Excel funciona muy bien para este uso también, ya que posee una excelente habilidad para comparar y analizar palabras, caracteres y párrafos.

Uso integrado y controlado de hojas de cálculo

Si usted es un usuario experto en hojas de cálculo Excel o Google y también trabaja con SAP, Oracle EBS o Salesforce.com, entonces tenemos buenas noticias. Puede seguir utilizando hojas de cálculo y además integrarlas con la lógica del negocio de esos sistemas de ERP de una manera robusta que le ayude a mantener los datos numéricos y de texto.

Además, es posible incluir hojas de cálculo como parte de un proceso de workflow de aprobación y almacenar los datos de estas hojas de cálculo de forma centralizada en repositorios de SharePoint.

Si bien la idea de utilizar un formulario web o un dispositivo móvil con este tipo de sistemas es muy atractiva, la realidad es que en muchos escenarios hay gran cantidad de registros que necesitan ser mantenidos, creados o extraídos y una hoja de cálculo es la mejor manera de presentar estos datos.

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Acerca del autor

Clinton Jones es el Director de Gestión de Soluciones Financieras en Winshuttle, donde ha trabajado desde 2009. Además ha trabajado en tecnologías de finanzas y procesos de negocio por todo el mundo. También realiza consultoría técnica en tecnología y gestión de la calidad en lo que respecta a la gestión y al gobierno de datos y procesos de organizaciones financieras. Antes de Winshuttle trabajó en SAP, como Gerente Técnico de Calidad, y también en Microsoft, en su grupo Global Foundation Services.


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