Datos Maestros como un activo

Por Israel Rosales el 22 de abril de 2014

En Winshuttle nos encontramos muy a menudo con problemas en nuestros clientes que tienen una raíz clara: una mala calidad de los datos maestros. En la mayoría de los casos la compañía afectada solo es consciente de la consecuencia y no del origen del problema, por ejemplo:

La compañía X del sector de distribución alimentaria pagó en el ultimo año 2 millones USD en recargos a su operador logístico por penalizaciones (150 USD por penalización) en desplazamientos innecesarios del transportista debido a errores en la dirección de entrega del albarán suministrado al operador.

La raíz de este error era la mala calidad del maestro de clientes con múltiples errores en las direcciones, códigos postales, etc. En este caso la empresa cuantificó cuánto estaba costando un error en los datos maestros a nuestra organización, pero, ¿es siempre así?

Datos Maestros iceberg

Recientemente, en un aeropuerto, entré a una tienda de una multinacional número uno en el sector textil. Pedí un pañuelo de un color en concreto para un regalo, tenían el pañuelo, pero no me lo podían vender porque la referencia para esa talla y color no existía en el sistema. Analicemos esta situación:

  • El equipo de producto de esa empresa ha puesto su esfuerzo en diseñar un nuevo producto.
  • Toda la maquinaria de la cadena de suministro a lo largo del mundo desde el centro de diseño en España, a la planta de producción en China y finalmente el transporte desde la fábrica al punto de venta, ha funcionado como un reloj para producir y distribuir ese pañuelo a la tienda en el menor tiempo y coste posible.
  • El departamento comercial ha conseguido captar mi atención como consumidor y que vaya a una de sus tiendas a comprarlo.
  • Todo el ciclo de ventas se interrumpe, perdiendo una venta (y posiblemente un cliente) solo porque el artículo no ha sido añadido correctamente al maestro de materiales del terminal de punto de venta.

¿Cómo puede ser que todo el proceso sea correcto, que toda la cadena de suministro funcionase como una maquina perfectamente engrasada en tiempos y costes pero se arruine la venta por un detalle como este?

Situaciones como ésta en la que los datos maestros no son valorados como una parte crucial de nuestro proceso empresarial suceden a nuestro alrededor cada minuto:

  • Cuando una línea de producción se detiene porque las materias primas o componentes suministrados a la línea no son los correctos o tienen faltas, ¿somos conscientes de que es un error en los datos maestros?
  • Cuando un nuevo empleado no puede comenzar a ser productivo porque el día que llega a nuestras instalaciones no ha sido creado en el sistema de RRHH, no tiene ordenador asignado, tarjeta de seguridad o accesos, etc, perdiendo horas o días de productividad de esa persona, ¿entendemos que la actualización de nuestro maestro de empleados es el problema?
  • Cuando un plan de producción debe ser modificado en el último momento porque no se ha podido aprovisionar a tiempo las materias primas o componentes, ¿detectamos que los retrasos en todo el proceso se han dado por retraso en la actualización del maestro de materiales?

Todas estas situaciones anteriores, que afectan a nuestros procesos y productividad, suponen un serio impacto financiero. La pregunta que hemos de hacernos en nuestras organizaciones es:

Si los datos maestros tienen tal impacto financiero en el negocio, ¿Por qué muchas veces se considera una tarea secundaria y se asigna a un departamento externo al negocio como el de sistemas o sencillamente no se le presta la atención necesaria?

Los datos maestros son un activo de nuestra empresa, intervienen en nuestros procesos al igual que una máquina de envasado o un camión. TODOS nuestros procesos dependen de ellos, son el corazón de nuestros procesos, pero…

  • ¿Son realmente tratados como tal?
  • ¿Nos aseguramos de su calidad?
  • ¿Nos preocupamos por mantenerlos limpios y actualizados?
  • ¿O nos preocupamos de ellos solo cuando ya es demasiado tarde y el problema tiene difícil solución?
Datos Maestros piramide

Desde Winshuttle transmitimos este mensaje a nuestros clientes, ya que los datos maestros (materiales, clientes, proveedores, etc) son la base de nuestros datos transaccionales (pedidos, entregas, apuntes contables, etc) y estos son la base de nuestro reporting empresarial.

Cada día millones de empleados en todo el mundo toman decisiones empresariales en base a su reporting, en muchos casos utilizando informes que parten de datos transaccionales incorrectos o de mala calidad debido a errores en los datos maestros. Estas decisiones suponen millones en costes, oportunidades perdidas y trabajos adicionales.

Cuando hablamos de calidad de datos maestros estamos hablando de la calidad de nuestra información de negocio.

En un entorno económico como el actual estas ineficiencias por una mala calidad de los datos maestros es un hecho que no podemos tolerar. Afortunadamente con soluciones como Winshuttle For Master Data, las compañías pueden dar solución a estos problemas e invertir la tendencia negativa de estos procesos, mejorando sus datos maestros a lo largo de su cadena operativa, obteniendo ahorros y mejoras en los mismos, lo cual se traducirá en una mejora de los indicadores financieros.

En los siguientes post profundizaremos en soluciones de rápida implementación y alto valor para cubrir esta problemática.

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Acerca del autor

Israel es licenciado en Ingeniería informática por la ETSII de Sevilla y Executive Master en SCM (Supply Chain Management) por el ICIL Madrid, escuela de negocios en la que imparte clases sobre Lean Manufacturing. Tras 10 años en el mundo SAP SCM se unió a Winshuttle en 2012 y actualmente es Enterprise Solutions manager, especialista en Lean, SCM y Datos Maestros. Cuando no está solucionando problemas de ERP, comparte su vida con esposa, hija y dos perros.


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