Cómo sacar beneficio del Shadow IT

Por Jorge Ruiz el 09 de junio de 2015

Resulta interesante analizar el cambio de tendencia cuando se habla del “Shadow IT” o “TI en la sombra”, un término comúnmente utilizado para describir cualquier inversión en la adquisición, desarrollo o ejecución de soluciones de TI fuera del control del departamento informático. Hace unos años, todos los artículos sobre el tema llevaban titulares del estilo “Cómo detener el Shadow IT” o “La amenaza del Shadow IT”. Los departamentos de Tecnologías de la Información han estado involucrados en una batalla constante a lo largo de los años, estableciendo normas que los usuarios deben seguir. Pero la sombra del “Shadow IT” es alargada e inevitable, es una batalla perdida.

tendencia Shadow IT

La mayoría de nosotros, en un momento u otro, hemos utilizado una macro de Excel para automatizar una tarea, el correo web para enviar archivos, Google Docs para trabajar en grupo en una hoja de cálculo, Evernote para anotar ideas, o Dropbox para compartir archivos. La revolución de la nube está impulsando este tipo de actividades y se espera un aumento del 20% de la inversión en Shadow IT en 2015.

Este crecimiento refleja varios cambios:

  • La demanda está superando cada vez más la capacidad de suministro del departamento de TI.
  • Cambios en el modelo operacional de TI, incluyendo continuos aumentos en centralización y consolidación, que a menudo implican una brecha mayor en la toma de decisiones entre los usuarios y TI.
  • El auge tecnológico y el panorama de servicios (nube, social, móvil e información), con la aparición de cada vez más sofisticadas herramientas de desarrollo para el usuario final.
  • El siempre cambiante lugar y naturaleza del trabajo, con menos tareas rutinarias.
  • Los cambios demográficos laborales en términos de edad, disciplina de trabajo y perfil de los trabajadores involucrados de forma activa y directa en la adquisición de soluciones informáticas.
  • Transformación e innovación digital, a menudo dirigida por personal dentro de la empresa que quizá no vea al equipo convencional de TI de la empresa lo suficientemente receptivo.

Mientras que pertenecen a grupos muy diferentes, tanto el departamento de TI como los usuarios de negocios comparten los mismos objetivos: ambos tienen que hacer su trabajo y llevar el negocio adelante, y para ello seguirán el camino más rápido y fácil. Si un cliente necesita un recurso de vídeo, y el departamento de TI no proporciona un servicio para enviarlo fácilmente, los usuarios de negocio encontrarán una solución por su cuenta. De la misma manera que los administradores de sistemas pueden utilizar un proveedor de IaaS para tener un servidor disponible en cuestión de minutos si necesitan alojar una nueva aplicación sin previo aviso.

El departamento de Tecnologías de la Información debe ver el “Shadow IT” como una oportunidad para entender el negocio y sus necesidades. Puede ser una importante fuente de valor con la orientación y el apoyo adecuados, siempre y cuando se establezcan y mantengan sistemas de control adecuados.

La aceptación del “Shadow IT” consiste en cambiar la naturaleza de la relación con las partes interesadas del negocio y diversificar el rol de TI.

Empresas como Gartner llevan ya tiempo debatiendo los beneficios que conlleva aceptar el Shadow IT, como en su artículo Embracing and Creating Value from Shadow IT. La clave está en ofrecer a los usuarios finales el nivel de acceso informático que requieren a la vez que el departamento de informática mantiene el control, y eso es exactamente lo que Winshuttle hace para las empresas que utilizan un sistema ERP. La plataforma Lean Data Management de Winshuttle simplifica el proceso de desarrollo de aplicaciones, proporcionando a los departamentos de TI de la empresa la capacidad de crear soluciones de forma rápida para hacer frente a los retos originados del crecimiento de datos, mientras que se mantienen las políticas de seguridad de SAP.

Caso de éxito: AZ Electronic Materials


AZ Electronics

“Winshuttle te permite cuestionar cada proceso y automatizarlo, incrementando así la calidad de los datos y reduciendo la carga de trabajo.” – Jerone Walters, CIO en AZ Electronics

A continuación repasamos una serie de prácticas recomendadas para CIOs y directores de sistemas:

  • Fomenta la participación. Es fundamental entablar conversaciones y actuar de guía para responder a las necesidades de datos del negocio, a la vez que se lidia con unos limitados presupuestos y sistemas ERP poco flexibles.
  • Acelera el desarrollo de aplicaciones. Capacita a los analistas técnicos del negocio para construir procesos de workflow, cuadros de mando e informes, de forma que los expertos informáticos puedan centrarse en tareas que requieren conocimientos avanzados de programación (como ABAP y BASIS).
  • Define o actualiza reglas y directrices. Crea o actualiza una política que refleje la naturaleza y el alcance de las soluciones que se adquirieran en la empresa. Define las áreas donde las soluciones para usuarios finales son apropiadas y donde no lo son tanto.
  • Crea límites. Siempre habrá ciertas reglas que no son negociables. Estos límites, por lo general, afectan a la privacidad, la seguridad y el cumplimiento, pero pueden extenderse a otras áreas.
Diagrama Shadow IT

Winshuttle se centra en soluciones que se pueden desarrollar e implementar en cuestión de semanas, de forma que los procesos de negocio puedan adaptarse fácilmente a los cambios en el entorno empresarial. Esto permite que los analistas de negocio puedan acelerar iniciativas de mejora continua.

La plataforma de Winshuttle proporciona al departamento de Tecnologías de la Información una gobernabilidad y seguridad completa mediante el aprovechamiento de los estándares del ERP y de Microsoft ya existentes. Cumple con los requisitos de seguridad de SAP y a nivel de organización de cada empresa, mientras que mantiene un registro de todos los cambios en los de datos para facilitar auditorías.

¿Desea hacer alguna pregunta o comentario acerca de este artículo?

Continúe la conversación en Twitter usando @WinshuttleES