Cómo los documentos perdidos nos cuestan miles de millones al año

Por Clinton Jones el 02 de marzo de 2015

Documentos perdidosA finales de 2013 circuló por las redes un artículo que detallaba que el tiempo empleado por los oficinistas en buscar documentos perdidos, costaba a las empresas británicas la asombrosa cifra de 15.000 millones de libras al año. El resultado de la encuesta, que se realizó a unos mil oficinistas, reveló que más de dos tercios de ellos perdían hasta una hora al día buscando documentos. El sondeo para infoMENTUM lo realizó la agencia de investigación independiente Censuswide.

Se despilfarran 15.000 millones de libras al año buscando documentos extraviados en UK

Casi una quinta parte de los trabajadores indicaron que no habían conseguido encontrar lo que buscaban y que incluso utilizaron más tiempo para volver a crear los documentos de cero. Cuando las operaciones de su empresa se vean afectadas por la falta de personal y tengan que cumplir plazos de entrega estrictos, como cierres de mes con muchos procesos manuales, ¿le sorprenderá que se cuelen errores y retrasos en sus procesos de principio a fin?

Los oficinistas insinuaron que el principal factor que contribuye a la pérdida de tiempo son los equipos y el software obsoletos, además de los tediosos procesos manuales.

Una quinta parte de los encuestados describió los sistemas y procesos informáticos de sus empresas como «arcaicos, poco fiables, lentos y complicados». Casi el sesenta por ciento dijo que su sistema informático solo se actualizaba de manera ocasional y un 10 % manifestó que el sistema solo se actualizaba cuando se estropeaba. Una cifra algo menor indicó que los sistemas nunca se actualizaban (3 %).

Con un salario medio de algo menos de £16 por hora y con 233 días laborables al año en el Reino Unido en 2013, las horas malgastadas no tardan en acumularse.

Se calcula que alrededor del 25 % de los 31 millones de trabajadores del Reino Unido trabajan en una oficina, por lo que con el tiempo que ha transcurrido desde que se hicieron los primeros informes y cálculos, los resultados han podido aumentar significativamente desde aquella asombrosa cifra de 15.000 millones de libras.

Lo más probable es que muchos de esos documentos «perdidos» hayan desaparecido debido a una gestión incorrecta de las actividades del flujo de trabajo. Las empresas pueden ahorrar no solo costes de tiempo, sino también costes de archivo y almacenamiento, con solo remplazar procesos manuales basados en documentos de papel por procesos electrónicos.

Mientras que los beneficios de la ofimática son evidentes, especialmente para los grupos de finanzas, cambiar a una tecnología más automatizada de recopilación e integración de datos basada en sistemas, como Winshuttle Studio y Winshuttle Foundation, no solo evitará perder tiempo, sino que redireccionará los escasos recursos financieros a un trabajo de más valor, como la analítica o el apoyo en la toma de decisiones.

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